Projektmanagement

Planung und Umsetzung von Aktionen und Events

Wie oft kommt es vor, dass du mit deiner Ortsgruppe ein kleineres oder größeres Projekt planen willst! Angefangen bei den Aktionen vor Ort über Ausflüge bis hin zu Benefizveranstaltungen bist du immer wieder fleißig unterwegs und kümmerst dich um jedes Detail. Weil es dabei passieren kann, dass man etwas Wichtiges vergisst, haben wir für dich die wichtigsten Schritte bei der Planung und Umsetzung von Projekten sowie zahlreiche Tipps und Tricks zusammengefasst.

Der Anlass. Es lohnt sich, sich vor Beginn der Organisation die Frage zu stellen, warum eine Aktion organisiert wird. Gerade bei den Events, die ihr schon seit Jahren aus Traditionsgründen organisieren, musst du dich und deine Ortsgruppe fragen: Wollen wir das überhaupt noch? Und wenn ja, immer noch in dieser Form? Wollen wir mal etwas Neues ausprobieren? Etwas verändern? Auch wenn die Antworten auf diese Fragen oft schnell und leicht zu geben sind, helfen sie uns doch, bewusst zu werden, welche Motivation hinter der Planung und Umsetzung steckt.

Die Zielgruppe. Genauso wichtig wie die Frage nach dem warum ist die Frage, für wen die Aktion gedacht ist. Dabei darfst du dich nicht vergessen zu fragen, was die Zielgruppe wirklich will und ob die Aktion in der Form, wie du sie gedacht hast, passend ist (Stichworte: Alter, Geschlecht, Herkunft). Die Frage nach der Zielgruppe und deren Wünsche und Bedürfnisse ist wirklich sehr wichtig, wenn du verhindern willst, dass die Menschen, für die du dir die Mühe machst, am Ende nicht annähernd so glücklich und zufrieden mit dem Ergebnis sind, wie du dir das vorgestellt hast. Zusätzlich musst du dir überlegen, wie du mit der Zielgruppe Kontakt aufnehmen und wie du sie einladen willst (persönlich, Flyer, Facebook-Event…). Du kannst nicht darauf hoffen, dass die Leute von alleine draufkommen, dass du etwas planst und sich dafür Zeit nehmen. Gib ihnen zu verstehen, dass du sie gerne dabei hättest und sie werden gerne kommen! Und bei einer Aktion für die Jungscharkinder die Elternarbeit nicht vergessen!

→ Datenschutz: Für die Veröffentlichung von Fotos benötigt man eine Einverständniserklärung der abgebildeten Personen. Diese findest du auf unserer Homepage zum Download.

Organisatorisches. Wichtig ist, sich vorher mit den anderen Vereinen im Dorf abzusprechen, damit es zu keiner Terminkollision kommt. Es wäre schade, wenn du eine tolle Veranstaltung planst und keiner hat Zeit hinzukommen.  Eventuell einen Ersatz-Termin definieren (auch für Regenwetter zum Beispiel). Ein roter Faden, der sich durch die ganze Aktion zieht, ist manchmal hilfreich!

Ablauf. Du gehst gemeinsam mit den anderen Beteiligten den Ablauf des Projekts von Anfang bis zum Ende durch und notierst dir, was alles bedacht werden müssen:

• Was ist alles zu tun?
• Wie viel Zeit brauchen wir dafür? (Plane vorsichtshalber mehr Zeit ein, denn Verzögerungen und unvorhergesehene Schwierigkeiten sind garantiert!)
• Wie viele Leute braucht es dafür und wer macht das?
• Was brauchen wir dafür und wer besorgt das Material? Verantwortliche für die Teilbereiche definieren!
• Welche Struktur wollen wir unserem Projekt geben, welche Elemente sind wichtig und welche notwendig, und in welcher Reihenfolge?

Reservierungen und Genehmigungen. Unabhängig davon, wo du gerade bist und was du tust, kommst du meistens nicht drum herum, jemanden zu fragen, ob du gewisse Räume nutzen oder bestimmte Dinge tun darfst. Wenn du einen Raum, Zeltplatz, Kleinbus oder irgendwelche Geräte brauchst, solltest du diese rechtzeitig reservieren nach dem Motto „Lieber zu früh als zu spät“. Meistens genügt ein Anruf, und schon bist du sicher, dass du alles hast, was du brauchst Wenn du vorhast, etwas auf öffentlichem Grund zu machen, musst du überprüfen, ob du dafür eine entsprechende Genehmigung von der Gemeinde brauchst. Je nach Art der Veranstaltung kann es auch sein, dass Absprachen mit der Gemeindepolizei oder Straßenpolizei (z.B. bei Straßensperren) gemacht werden müssen. Bei großen Events muss außerdem ein Sicherheitskonzept gemacht werden, denn die Sicherheit aller Beteiligten geht vor! Bedenke auch, dass du die Musikgruppe oder den Ausschank von Getränken oder Eintrittsgeldern bei der SIAE melden musst.

Inhalt. Je nachdem, was für eine Aktion du organisieren willst, gibt es unterschiedliche Inhalte, die vorbereitet werden müssen. Beispiel: Wenn du einen Kindergottesdienst planst, musst du Texte und Lieder aussuchen, Fürbitten schreiben und dir Gedanken zur Dekoration machen. Dafür gibt es beispielsweise im Jungscharbüro Behelfe und Material für die Gestaltung von Gottesdiensten sowie Singbücher mit vielen Klassikern und neuen Liedern. Willst du ein Fußballturnier organisieren, musst du vielleicht eine Begrüßung schreiben sowie eine Siegerehrung am Ende machen. Möchtest du hingegen eine Stadt besichtigen, kann jemand die Führung bei Sehenswürdigkeiten vorbereiten. Und wenn du dafür nicht nur den Wikipedia-Artikel ausdrucken und vorlesen willst, kannst du die Informationen mit Pantomime oder einer Theatereinlage kombinieren, dann macht es auch richtig Spaß!

→ Tipp: Grundsätzlich könnt ihr für alle kirchlichen bzw. religiös-besinnlichen Events unseren Pastoralassistenten kontaktieren, der bei uns im Jungscharbüro arbeitet. Er wird euch nach Bedarf mit Rat und Tat unterstützen.

Kommunikation intern/extern. Am besten du bestimmst Verantwortliche für die Teilbereiche. Außerdem beachte dabei, dass die Information sowohl nach innen (also bei allen Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter) als auch nach außen hin (Eltern, Kinder, Pfarrer, Gemeinde etc.) kommuniziert werden. Dafür können dir folgende Dinge helfen:

• Sitzungen einberufen.
• allen Beteiligten Informationen weiterleiten, sodass alle auf demselben Stand der Dinge sind.
• Eventuell Online-Plattformen mit Dokumenten einrichten, die für alle zugänglich sind.
• Auch externe Personen über die Veranstaltung informieren, z.B. Pfarrer Jugendreferentin oder Jugendreferent der Gemeinde, Eltern der Kinder usw.

Kalkulierbare & unvorhersehbare Faktoren. Es gibt sehr viele Faktoren, auf welche man keinen direkten Einfluss hat, wie z.B das Wetter, unplanmäßige Absagen, krankheitsbedingte Ausfälle etc. Hier gilt vor allem eines: einen kühlen Kopf bewahren. Dies ist natürlich einfacher gesagt als getan. Wo möglich sollten deshalb frühzeitig ein Plan B mit Varianten ausgearbeitet werden. Am wichtigsten jedoch ist: die Situation zu akzeptieren, in Ruhe zu analysieren und dann aus der gegebenen Situation das Optimale herausholen.

Finanzierung

Weil jedes Projekt mit kleineren oder größeren Ausgaben verbunden ist, ist es wichtig, diese im Blick zu haben und sich zu überlegen, wie man sie decken kann. Helfen kann hier eine einfache Kostenaufstellung.

Kosten- bzw. Finanzierungsaufstellung. Eine Kostenaufstellung ist eine Auflistung aller Kosten und Einnahmen, die im Zuge eines Projekts entstehen. Ein Beispiel: Ihr wollt eine Feier organisieren. Dafür braucht ihr einen geeigneten Raum, eine Soundanlage, Verpflegung für die Gäste sowie einen Kleinbus für den Transport des Materials. Diese Dinge werden mit den entsprechenden Ausgaben aufgelistet. Dem gegenüber stehen die Einnahmen wie z.B. Spenden und ein bisschen Geld aus der Jungscharkassa.

Rechnet man Ausgaben und Einnahmen jeweils zusammen und berechnet den Unterschied, so fehlen in diesem Beispiel noch 180€, um alle Kosten decken zu können. An dieser Stelle müssen wir uns überlegen, ob wir bei den bestehenden Kosten etwas einsparen können und ob wir noch weitere mögliche Einnahmequellen haben. Welche Möglichkeiten es zur Finanzierung eines Projekts gibt, sehen wir gleich.

Finanzierungsmöglichkeiten. Unterstützung von außen: Es gibt in unserem Umfeld vielleicht mehrere kleinere oder größere Betriebe oder befreundete Privatpersonen, die uns gerne unterstützen. Grundsätzlich gibt es gibt zwei Möglichkeiten von externen Firmen unterstützt zu werden:

1. dass eine Firma eine Spende an die Jungschar tätigt (entweder Geldspenden, es besteht aber auch die Möglichkeit Sachspenden zu machen). Die Jungschar kann als ehrenamtlicher Verein eine Spendenquittung ausstellen, d.h. die Firma kann die Spende dann von den Steuern abschreiben. Informationen dazu gibt es direkt im Jungscharbüro.
2. dass wir einer Firma nach Absprache eine Rechnung (z.B. für die T-Shirts) vorbeibringen und sie diese dann bezahlt.

Auch eine Unterstützung durch die Pfarrei oder Gemeinde ist möglich. Dafür am besten in eurer zuständigen Pfarrei oder Gemeinde nachfragen. Auch der Erlös aus einem Pfarrkaffee oder Oster- oder Adventsmarkt kann für die Finanzierung einer Veranstaltung hergenommen werden.

Eintritt von freiwilligen Spenden: Die Antwort auf die Frage, ob ihr für ein Event Geld von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern verlangt oder nicht, hängt stark davon ab, was es für ein Event es ist. Wenn wir bei Feiern Eintritt verlangen, müssen wir das bei der Vorbereitung mitbedenken (Meldung bei der SIAE!) Alternativ können wir um eine freiwillige Spende bitten. Bei Zelt- oder Hüttenlagern sowie Ausflügen ist es hingegen in Ordnung, nicht anderweitig gedeckte Kosten auf die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aufzuteilen und von ihnen einen entsprechenden Beitrag einzusammeln.

Wichtig ist, dass eine Person den Überblick über die Finanzen hat. Meistens gibt es eine Kassierin oder einen Kassier, der dafür zuständig ist.

Jungschar goes green

Jede Veranstaltung kann klimaneutraler veranstaltet werden. Hier ein paar Beispiele:

• Veranstaltung so planen, dass die öffentlichen Verkehrsmittel benutzt werden können. Fahrgemeinschaften fördern.
• Plastik so gut es geht vermeiden
• Kein Plastik- Besteck, Becher oder Teller. Wir empfehlen wiederverwendbares Besteck, Becher und Teller. Diese können oft von der Gemeinde oder einem Jugendzentrum ausgeliehen werden. Auch Waschstraßen können angemietet werden, da das Geschirr gespült werden muss.
• Müll so gut es geht vermeiden, trennen und recyceln

Abschluss

So wie jedes Projekt einen Anfang hat, sollte es auch immer bewusst abgeschlossen werden. So kann ein Abschluss gestaltet werden:

Feedback. Die erste Frage, die ihr euch alle nach einem Projekt stellt, ist: „Wie war es?“ Diese einfache Frage kann man noch ein bisschen ausführlicher stellen, damit eine gute Evaluierung bzw. Auswertung des Projekts in allen seinen Phasen gemacht werden kann.

1. Was war die ursprüngliche Idee hinter dem Projekt?
2. Inwiefern sind wir dabei geblieben bzw. hat sich diese Idee im Laufe des Projekts weiterentwickelt und verändert?
3. Was war in der Vorbereitungsphase gut? Was hat nicht funktioniert?
4. Wie war das Projekt selber für uns als Organisatoren/Verein?
5. Wie ist das Projekt bei unserer Zielgruppe angekommen? Wie war das Feedback?
6. Können/wollen wir dieses Projekt in Zukunft noch einmal machen? Wenn ja, was wollen wir beibehalten? Und was wollen wir ändern?

Dokumentation. Die Antworten auf die vielen Fragen zur Evaluierung des Projekts sind sehr wertvoll, weil darin eure ganze Erfahrung rund um das Projekt gesammelt ist. Daher ist es nützlich, diese schriftlich festzuhalten, damit man sie auch nach längerer Zeit noch nachlesen kann. Diese Dokumentation sollte dann irgendwo in gedruckter und/oder digitaler Form aufbewahrt werden.

Danke sagen. Es ist sehr wichtig, sich bei allen Beteiligten zu bedanken. Danke sagen kann man mit einem kleinen Geschenk, einer Karte, einem Foto oder einem Abschlussessen in geselliger Runde.

Nützliche Links

https://www.eventbutler.ch/blog/checkliste-fur-die-erfolgreiche-planung-von-events/

https://bonnotseventhouse.ch/images/BEH-Checkliste.pdf

Zum Download

Checkliste